Planiranje tehničkih nadogradnji u poslovnim organizacijama zahtijeva pažljivo razmatranje nekoliko ključnih elemenata, među kojima su i timing, komunikacijska strategija i priprema korisnika za promjene. Često se događa da nadogradnje ne uspijevaju, ne zbog manjkavosti tehnologije, već zbog neadekvatne pripreme krajnjih korisnika. Kao što ističe stručnjak Pappas, “Upoznavanje uklanja strah”. Zaposlenici koji su informirani o tome što se mijenja, zašto i kako će te promjene utjecati na njihov rad, lakše prihvaćaju novitete.
Tijekom tehničkih nadogradnji ključna je dobra komunikacija
Komunikacija nije samo sporadična razmjena informacija ili povremeni sastanak; radi se o kontinuiranom dijalogu između uprave i zaposlenika. Organizacije bi trebale informirati korisnike već od faze planiranja pa sve do uvođenja novih tehnologija. Zaposlenici trebaju razumjeti konkretne promjene, vremenske okvire te točno kako će radni procesi evoluirati. Ova vrsta transparentnosti ne samo da gradi povjerenje među zaposlenicima, već ih i osposobljava da se pripreme za moguće izazove, poput zastoja u radnom procesu.
Drugi ključni aspekt učinkovite komunikacije je obuka. Korisnici trebaju imati vremena za vježbanje korištenja novih alata prije nego što dođe do trajnog prelaza. Mnoge organizacije ostvaruju bolju prilagodbu kroz strategije “obuke trenera”. U ovom modelu, oni koji rani usvajaju nove alate prolaze kroz dublje upute i kasnije podržavaju svoje kolege. Pappas naglašava da ti korisnici često postaju neformalni vodiči, pomažući kolegama da se snađu s promjenama, ali također upozorava da ne treba preopterećivati te zaposlene formalnim odgovornostima koje nadilaze njihove redovne dužnosti.
Poduzeća također moraju biti spremna na brze reakcije na prepreke koje će se vjerojatno pojaviti tijekom tranzicije. Brza identifikacija problema, njihovo rješavanje i pružanje povratne informacije ključevi su uspješnoga procesa. Izvori znanja kao što su često postavljana pitanja, wikiji i interne stranice za pomoć mogu pomoći pri rješavanju jednostavnih problema. U međuvremenu, radni timovi za podršku trebaju biti osposobljeni i spremni na rad s korisnicima, pogotovo kada se pojave slični zahtjevi ili tiketi. Ako na toj razini dođe do uzorka, važno je obavijestiti korisnike o tom trendu kako bi se mogli prilagoditi.
Pappas ističe: “Prilagođeno nepredviđenim okolnostima.” Vođe trebaju biti proaktivni i očekivati probleme, pratiti ih i adekvatno postupiti. Kada platforme omogućuju, postupno uvođenje ili A/B testiranje može značajno smanjiti smetnje. Ovo omogućava malom postotku korisnika da prvi isprobaju novu tehnologiju, što dovodi do povratne informacije iz stvarnog svijeta, a postupno širenje donosiviše sigurnosti i smanjuje rizik.
Korisnici bi trebali osjetiti poboljšanje u svojem radnom iskustvu: bilo kroz bržu uslugu, nove značajke ili općenito bolje korisničko iskustvo. Važno je da ne osjećaju pritisak ili frustraciju zbog “zauzetih krugova” u administrativnim procesima.
