Uloga IT-a i komunikacijskih stručnjaka u kreiranju učinkovite intranet platforme

U današnje digitalno doba, gdje tehnologija izravno utječe na radne procese, od esencijalne je važnosti razumjeti kako se IT stručnjaci i komunikacijski profesionalci mogu udružiti kako bi stvorili okruženje koje podržava zaposlenike. Tijekom proteklih 15 godina, promatrao sam kako su se ovi odnosi razvijali, a danas, kroz ovaj članak, želim istaknuti ključne aspekte suradnje između ovih dviju skupina.

Bitna suradnja između IT-a i komunikacija

Kada govorimo o intranetu kao alatu za komunikaciju, ne možemo zanemariti ključnu ulogu koju IT igra u njegovom funkcioniranju. Stvaranje sigurnih mreža i sustava je prvi korak u izgradnji funkcionirajuće intranet platforme. Međutim, primijetio sam da je odgovornost za uspjeh intraneta često na komunikacijskim timovima koji moraju osigurati da zaposlenici koriste i nalaze potrebne informacije. Zato ne bi trebali biti samo konzultirani, već i aktivno uključeni u odabir rješenja.

Učinkovitost vs. Djelotvornost

Nije neuobičajeno da tvrtke omalovažavaju glas stručnjaka iz komunikacija, posebno kada se prevode u djelotvornije, ali možda ne i učinkovite alate. Često smo svjedoci situacija gdje se postojeći alati koriste za nove funkcije koje nisu u skladu s njihovim izvorno predviđenim ciljem. Na taj način se propušta bitna potreba krajnjeg korisnika, a to su sami zaposlenici.

Što čini sjajan korporativni intranet?

U mom iskustvu, izvrstan intranet omogućava zaposlenicima jednostavan pristup informacijama koje su im potrebne za obavljanje posla. Intranet treba biti centralna točka za sve komunikacijske alate, a ne fragmentirana platforma koja se koristi samo za određene zadatke. Integracija analitike i umjetne inteligencije u svrhu poboljšanja korisničkog iskustva predstavlja dodatnu vrijednost.

Izazovi s poslovnim alatima

Primjeri iz stvarnog svijeta pokazuju kako se često događa da se korporativni intraneti oslanjaju na postojeće alate poput Microsoft SharePoint-a ili ServiceNow-a. Problemi nastaju kada se očekuje da ovi alati zadovolje potrebe koje nisu prvotno dizajnirani da ispune. Te platforme su izvrsne za određene procese, ali ne nude potrebne funkcije za interne komunikacije.

Fokusiranje na potrebe zaposlenika

Za pravilno donošenje odluka o intranetu, važno je uzeti u obzir stvarne potrebe zaposlenika. Najčešće, problemi nastaju kada se komunikacijski stručnjaci suočavaju s alatima koji im otežavaju pristup podacima i informacije koje trebaju. Ključno je da intranet rješenja budu osmišljena s ciljem unapređenja komunikacije unutar tvrtke, a ne da se samo oslanjaju na postojeće resurse bez razmatranja korisničkog iskustva.

Stvaranje zajedničkog razumijevanja

Zaštita interesa zaposlenika zahtijeva zajednički pristup IT-a i komunikacijskih stručnjaka. Njihovo usklađivanje prilikom odabira i implementacije intranet platforme može dovesti do poboljšanja angažmana zaposlenika, što će, dugoročno, povećati i produktivnost. Ovo pitanje zaslužuje pažnju svih razina upravljanja unutar organizacija.

Protivljenje ideji o odvojenim odjelima koje djeluju samostalno smanjuje učinkovitost i usklađenost unutar organizacije. Samo kroz zajednički rad možemo osigurati učinkovit i uspješan intranet, sposoban zadovoljiti potrebe svih zaposlenika.